Veelgestelde vragen

Als wij de benodigde specificaties ontvangen zal je 3 weken later de acceptatie-omgeving ontvangen. Je volgt de training via een video meeting en daarna neem je ongeveer 2 weken de tijd om de content in het content management systeem te plaatsen. Als dat klaar is kunnen we live. In de regel duurt het gehele proces dus meestal maximaal 6 weken.

In het geval dat er gekoppeld moet worden met een extern ATS zijn wij afhankelijk van de snelheid waarmee deze leverancier de technische gegevens en inlogs aanleverd. Gemiddeld is de implementatietijd van een standaard aanwezige koppeling tussen de 4 tot 8 dagen, afhankelijk van welk systeem en de complexiteit van de inrichting.

Je krijgt van ons een document met alle gegevens die wij nodig hebben om het platform goed te implementeren. Voor de recruitment site hebben we bijvoorbeeld het logo, lettertypes en huisstijlkleuren nodig. Wat betreft de inrichting van een geïntegreerd ATS hebben we gegevens nodig wat betreft de organisatiestructuur en vacaturegegevens.

In het geval dat er gekoppeld moet worden met een extern ATS ontvangen wij graag toegang tot de API en de technische documentatie. Verder zullen met samen met jou bepalen welke gegevens uitgewisseld moeten worden tussen de systemen ten behoeve van het publiceren van vacatures (export) en het terugsturen van sollicitatiegegevens (import).

Na de oplevering van de acceptatie-omgeving trainen wij jou via een video-meeting zodat je direct aan de slag kan met het systeem en de site verder naar eigen wens kan inrichten.

Ja, hiervoor rekenen wij € 225 per maand extra per taal.

Het Content Management Systeem wordt standaard geleverd met een Analysetool. In deze tool worden de gegevens vanuit Google Analytics met de gegevens uit het Applicant Tracking Systeem gecombineerd.

Uiteindelijk willen we natuurlijk meten van A tot Z, dus van ‘Waar komt iemand vandaan’, naar ‘Hoe gedraagt hij zich’ en ‘Hoe verloopt het proces’ tot ‘Wat is de uiteindelijke eindstatus’ en dat te filteren per bijvoorbeeld recruiter, vestiging, vakgebied, periode, etc.

Door de data uit het ATS weer terug te halen en te koppelen met de data die we uit Google Analytics halen kan de gehele funnel gemeten worden.

Ja, tijdens een sprint na de livegang implementeren wij bij de meeste klanten Google Tag Manager. Wij zullen dan op basis van ons meetplan de verschillende doelen instellen.

Door een goed ingericht Google Analytics account kunnen we vervolgens de volgende zaken goed onderzoeken:

• Waar komt de bezoeker binnen?
• Hoe beweegt de bezoeker zich over de site?
• Wat zijn belangrijke pagina’s of acties (bijv. video’s)?
• Waar klikt de bezoeker?
• Welke doelen behaalt de bezoeker?
• Waar valt een bezoeker uit?
• Waar in het formulier haakt een bezoeker af?
• Wat gebruikt/doet de bezoeker vaak of juist helemaal niet?
• Waar komt de bezoeker vandaan?

Doorlopend is de ServiceDesk beschikbaar voor de SuperUser om te ondersteunen bij dagelijkse vragen en het verhelpen van eventuele bugs. Deze is 24/7 online beschikbaar via de JIRA ServiceDesk. Issues kunnen door de Super User via onze online ServiceDesk gerapporteerd worden.

Wij zijn verantwoordelijk voor het leveren van product, implementatie diensten en hosting van de recruitment website conform de afspraken in het contract.

De SuperUser bij de klant zal het eerste aanspreekpunt zijn voor de dagelijkse vragen van andere gebruikers.

De SuperUser van de klant is verantwoordelijk voor het project en het onderhoud van de recruitment website. Dit betekent dat deze persoon wordt getraind in het CMS en toegang heeft tot onze ServiceDesk.

Als er binnen het bedrijf van de klant vragen zijn over de site of het gebruik van het CMS, dan zal dit allereerst door de SuperUser opgepakt worden.

Tijdens het contract zullen de verschillende releases beschikbaar zijn voor de klant. Meer uitleg daarover is te vinden onder het kopje Techniek.

Nieuwe wensen en functionaliteiten als aanvulling op het initiele platform kunnen tijdens geplande tweewekelijkse sprints geïmplementeerd worden.

Dat klopt! Binnen de scope van dit concept betaal je geen initiële kosten voor het neerzetten van dit platform. Je krijgt gratis alle genoemde componenten en implementaties.

De normale maandbedragen, zoals deze bij alle lopende sites zijn, worden daarentegen wel in rekening gebracht bij de start van het project.

De oplossing wordt als SaaS geleverd, dus binnen het maandbedrag vallen hosting, security, dataverkeer en support voor een SuperUser.

Het contract is voor 24 maanden en kan vervolgens steeds met 12 maanden worden verlengd.

Je kan zes maanden voor het einde van het contract opzeggen, anders wordt het contract met een jaar verlengd.

De recruitment website wordt geleverd met een Content Management Systeem, welke zeer gebruiksvriendelijk is en de mogelijkheid biedt om alle content in de site aan te passen.

Tijdens de implementatie worden de verschillende componenten gebouwd die een bewezen bijdrage leveren aan een optimale Applicant Journey. Deze componenten zijn gemakkelijk toe te voegen en aan te passen zijn in het Content Management Systeem.

De enige componenten die op iedere pagina gelijk zijn en niet aanpasbaar, zijn het menu en de footer.

Er is een image directory waar afbeeldingen in geüpload en bewaard kunnen worden en waar vanuit afbeeldingen (automatisch) geplaatst kunnen worden in de site.

Voor het beheer van de content is geen HTML kennis vereist, maar kan er wel wanneer gewenst in HTML gewerkt worden.

Floyd & Hamilton heeft gestandaardiseerde en gedocumenteerde middleware (API’s) ter ondersteuning van de integratie met verschillende systemen.

Bij voorkeur vindt het sollicitatieproces plaats op de recruitmentsite van de klant, dus niet in een extern sollicitatieformulier, wordt deze verzameld in de back-office en communiceert deze via haar API’s met ATS-en of andere systemen van de klant.

• AFAS
• Avature
• Bullhorn (voorheen Connexys)
• Bullhorn (AUS)
• Carerix
• Greenhouse
• Harver
• Hireserve
• Homerun
• HR Office
• MS Dynamics
• Otys
• PeopleXS
• Recruitee
• Recruiterbox
• SAP Successfactors
• Smartrecruiters
• Taleo
• WebQube (ATS van F&H)
• WorkDay

De hosting wordt in Nederland door ons verzorgd in eigen beheer.

De recruitment website werkt op de voorlaatste en huidige versie van Google Chrome, Safari, Microsoft Edge en Firefox. Indien er ingrijpende wijzigingen in één of meerdere van deze browsers worden doorgevoerd behouden wij ons het recht om van deze regel af te wijken.

Wij hebben drie typen releases:

1. Een functionele release, welke een nieuwe of aangepaste functionaliteit bevat. Deze wordt naar wens geïmplementeerd in jullie recruitment website en hier worden kosten voor gerekend.
2. Een bugfix release, welke correcties bevat op door klanten gerapporteerde incidenten. Deze wordt door ons voor alle klanten doorgevoerd binnen het onderhoudscontract.
3. Een Hotfix release, welke een correctie op een enkele door een klant gerapporteerd incident bevat. Deze wordt voor die specifieke klant doorgevoerd binnen het onderhoudscontract.

Floyd & Hamilton maakt een iedere twee weken nieuwe versie van het product beschikbaar. Eén keer per maand is dit een functionele release, en één keer per maand is dit een bugfix release.

Functionele releases en bugfix releases zijn onmiddellijk voor alle klanten beschikbaar. Hotfix releases zijn alleen beschikbaar voor klanten die het Incident gemeld hebben. Incidenten die in een hotfix release zijn opgelost worden in de eerstvolgende bugfix of functionele release voor alle klanten beschikbaar gemaakt.

Floyd & Hamilton garandeert dat de gemiddelde uptime voor producten zoals bedoeld in deze SLA tenminste 99% is. Deze uptime heeft betrekking op een maandelijkse periode en voor 24 uur per dag, 7 dagen per week. Downtime wordt gemeten via de monitoringtool van Floyd & Hamilton. Gepland onderhoud wordt niet meegerekend als downtime. Downtime gedurende de nacht (tussen 22.00 uur en 6.00 uur) wordt voor 50% meegerekend.

Floyd & Hamilton geeft geen garanties op beschikbaarheid van diensten die afhankelijk zijn van een koppeling met derde partijen (e.g. Google, Indeed, ATS systemen). Deze vallen buiten deze SLA.

Per mei 2018 is de AVG (GDPR) van kracht. De AVG eist van organisaties dat ze een beleid hebben voor het bewaren van privacy gevoelige informatie. Als richtlijn geeft de Autoriteit Persoonsgegevens een maximale  bewaartermijn van gegevens van vier weken. Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren.

Bewaartermijnen van privacy gevoelige informatie worden door de klant bepaald, en in een verwerkingsovereenkomst met Floyd & Hamilton vastgelegd. Het is gebruikelijk deze bewaartermijnen en beleid via de privacy statement op de recruitment site te delen.

Afhankelijk van de vastgelegde afspraken zal Floyd & Hamilton data anonimiseren, bijvoorbeeld 4 weken nadat een kandidaat een eindstatus behaald heeft, of een jaar na solliciteren als een sollicitant hiervoor toestemming heeft gegeven. Dit anonimiseren vindt volledig automatisch plaats op basis van de afspraken zoals vastgelegd in de verwerkingsovereenkomst.

De toegang tot data is beperkt tot medewerkers van Floyd & Hamilton die de betreffende gegevens en instellingen moeten kunnen inzien en bewerken vanuit de uitvoering van hun functie. Deze toegang wordt regelmatig geëvalueerd en is ook transparant richting klanten, omdat de user-accounts van medewerkers van Floyd & Hamilton ook zichtbaar zijn voor de klant. Wij monitoren toegang en handelingen binnen het systeem via audit logs.

De toegang tot data op systeemniveau wordt beperkt tot onze DevOps engineers, omdat deze de veiligheid, stabiliteit en het functioneren van de infrastructuur moeten waarborgen.

De verantwoordelijkheid om een gebruikerstoegang toe te voegen of te veranderen ligt bij de Super User. Het is de taak van de Super User om:

• Te verzekeren dat alleen de personen die de autorisatie hebben om het product te gebruiken een actieve gebruikersnaam en wachtwoord hebben.
• Te verzekeren dat elk van deze gebruikers de juiste instellingen heeft om toegang te krijgen tot het product.
• Te verzekeren dat elke actieve gebruiker een veilig wachtwoord volgens regels zoals die door het product worden bepaald.

In het geval van een (ernstig vermoeden van een) beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: iedere inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens met kans op vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de persoonsgegevens tot gevolg, hetzij per ongeluk hetzij door onrechtmatige verwerking), zal Floyd & Hamilton onmiddellijk, maar uiterlijk binnen 24 uur na kennisname de SuperUser daarover informeren. Floyd & Hamilton spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het lek.

Er worden dagelijkse back-ups gemaakt van alle systeemcomponenten op een andere locatie dan onze data centra (in verband met brand/explosie/diefstal). Backups zijn cryptografisch versleuteld, zodat derde partijen deze niet kunnen uitlezen.

In het geval van calamiteiten in een van onze data centra kunnen wij snel een nieuw systeem inrichten op een andere locatie. Het opzetten van de hostingomgeving is volledig geautomatiseerd, waardoor het systeem sneller kan worden hersteld dan wanneer het handmatig zou moeten worden geïnstalleerd.